Los problemas siempre aparecen. Son parte de la vida. Pueden ocurrir en el trabajo y también en el ámbito personal, pero lo más importante es saber cómo resolverlos. Hay diferentes tipos de personalidades ante un problema: algunos tratan de solucionarlo rápido, otros prefieren tomarse un tiempo para analizar las opciones y a otros se les dificulta. Aquí te vamos a dar algunos tips para la gestión de problemas.
Lo que puede ayudar es saber el proceso que se debe seguir para resolver un problema. Hay algunos pasos que pueden brindar un poco de orden. Algunas personas incluso necesitan ideas de línea de tiempo que les ayuda a tener una cronología y así poder identificar el nudo o problema para que en un nuevo proceso eso no se vuelva a repetir.
Aquí los 4 tips que te pueden brindar una manera más eficaz de terminar con los problemas dentro de tu empresa.
1. Identificar el problema
Hay diferentes formas de hacerlo. Sin embargo, la más común es hacer preguntas como si estuvieras a punto de redactar una nota de prensa. El conocido método de las cinco W (por sus siglas en inglés) donde se pregunta qué, quién, dónde, cuándo, cómo y por qué.
Esto ayudará a saber qué es lo que está pasando, qué áreas están involucradas y cómo está afectando, dónde el problema puede ser aún más grande, cuándo sucedió y tratar de entender la razón por la que ha sucedido. Por eso es que identificar es el primer paso. Lo importante es mirar el problema de manera objetiva.
Esto puede servir en todas las áreas de una empresa, pasando desde el equipo de marketing o de diseño, también por el de estrategia comercial para saber dónde se está fallando exactamente y tomar las medidas correctivas necesarias.
2. Brainstorming
Para encontrar la solución muchas veces es mejor pensar las opciones entre varias personas. Una lluvia de ideas es la herramienta perfecta para lograrlo y así encontrar una salida para el problema. Es indispensable que personas del equipo al que afecta y de donde nació el problema estén involucrados.
También es una buena idea tener a alguien externo que pueda ver todos los factores de manera objetiva. La idea de un brainstorming es tener la mayor cantidad de ideas posible, por lo que no se debe descartar ninguna. Esto puede suceder en un siguiente paso.
A veces también debes considerar hablar con algunas personas de manera individual ya que se sentirán más cómodos para brindar sus ideas, sin que se sientan señaladas otras áreas.
3. Elige la solución correcta
Después de contar con varias opciones para resolver el problema, hay que escoger la que más se adapta. Por ejemplo, si se trata de un cuello de botella para algunas tareas de diseño, se puede establecer un calendario para saber cuándo se van a trabajar ciertas tareas. También quién es el encargado de las coordinaciones y que los correos electrónicos no se terminen perdiendo ante la demanda de tareas.
La correcta gestión de problemas hace la diferencia en una empresa. Por eso hay que evaluar cuál va a ser el resultado con la solución escogida y cómo se van a beneficiar las diferentes áreas. Por ejemplo, para mejorar la eficiencia del área de diseño como comentamos anteriormente el calendario ayudará a brindar un mejor orden y establecer un coordinador también ayudará a que los pedidos no se pierdan.
4. Implementar la solución
Lo más importante es trabajar de la mano con los equipos que están involucrados en el problema. De esa manera se va a poder capacitarlos, ver cómo está funcionando el proceso y si es que hay errores, arreglarlos en el camino. Es importante darle seguimiento para mantener la eficiencia.
A pesar de que en este caso hemos aplicado la técnica de las 5W, lo cierto es que hay otras maneras de analizar un problema. También existe el análisis FODA, donde se ve las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas que se tiene de un tema. Con este enfoque puedes ver si la solución al problema va a ser la correcta o es mejor pensar en otra que se adapte mejor al contexto.
Lo importante de poder solucionar un problema es que se aprende en el camino y también ayuda a mejorar la comunicación entre diferentes áreas de la empresa. La colaboración es vital para el éxito de una compañía, sea del rubro que sea. Y muchas veces existen brechas entre el equipo de TI, de digital y el de finanzas, por ejemplo. Esos aprendizajes sirven para en el futuro no cometer los mismos errores.
Si el error es en una página web o una aplicación, resolver este bug o problema brindará también a los usuarios una mejor experiencia, por lo que es importante tenerlo en cuenta. En el caso de este tipo de problemas técnicos, siempre es importante tener un registro de incidencias para saber cómo fueron resueltos y cuáles fueron las lecciones aprendidas.
Luego de haber visto cómo se puede realizar la gestión de problemas con éxito dentro de una empresa, sigue estos tips para que la eficiencia se mantenga y aprende las lecciones que deja cada uno de estos procesos.
